Корпоративная система IT-Enterprise обеспечивает управление всей цепочкой закупочной деятельности и обеспечения объектов строительства в Холдинге «Киевгорстрой».
Комплексный проект по оптимизации бизнес-процессов и автоматизации деятельности ХК «Киевгорстрой» стартовал в ноябре 2012 года. В качестве основного инструмента совершенствования деятельности холдинга, была выбрана ERP-система IT-Enterprise, разработчиком которой является корпорация «Информационные технологии» – компания-эксперт с 25 летним опытом работы в области реинжиниринга бизнес-процессов на предприятиях различных отраслей промышленности.
В ПАО «ХК «Киевгорстрой» система IT-Enterprise была введена в промышленную эксплуатацию менее чем за 3 месяца. Проект управления закупками и обеспечения объектов строительства является составной частью комплексного проекта, в который также были включены направления по управлению финансами и бюджетированию, управлению контрактно-договорной деятельностью, управлению электронным документооборотом, управлению персоналом и расчету заработной платы, бухгалтерскому и налоговому учету, формированию корпоративных классификаторов.
«Проект IT-Enterprise позволил холдингу «Киевгорстрой» получить существенный эффект за счет внедрения лучших практик управления, — говорит Олег Щербатенко, генеральный директор корпорации «Информационные технологии». — Мы также изменили технологию работы персонала за счет выстраивания сквозных бизнес-процессов управленческого и бухгалтерского учета, а также перехода на электронный документооборот».
Проект IT-Enterprise по управлению закупками внес изменения в учетную политику Холдинга, а также методики работы с подрядчиками и поставщиками. Данные изменения были проведены при непосредственном участии руководства компании. Неоднократно в «Киевгорстрое» проводились общие совещания с подрядчиками и поставщиками, чтобы ознакомить их с новыми требованиями и изменениями в технологии работы с Холдингом, переходом на электронный документооборот и контроль. Без поддержки руководства внедрение столь масштабных изменений в ключевых процессах компании по обеспечению объектов строительства было бы нереально.
Команда проекта и от «Киевгорстроя» и от корпорации «Информационные технологии» работала в тесном сотрудничестве, что позволило выполнить проект по управлению закупками и ввести систему IT-Enterprise в промышленную эксплуатацию за три месяца. За период проекта были разработаны и утверждены модели новых бизнес-процессов, выполнено конфигурирование системы IT-Enterprise для учета специфики Холдинга, обучен персонал, подготовлены классификаторы и первичная информация, обеспечена постоянная поддержка на этапе ввода в эксплуатацию. Для оперативного решения организационных проблем в ходе проекта и поддержания высоких темпов ввода в эксплуатацию — заседания Руководящего комитета проводились еженедельно.
«Система IT-Enterprise позволила установить жесткий контроль обеспечения объектов строительства, — считает Эдуард Шевчук, Вице-президент ПАО «ХК «Киевгорстрой». — Полностью пересмотрен сквозной процесс управления закупками в Холдинге от подачи заявок подрядчиками до контроля использования конкретных материалов и оборудования на строительных площадках. Теперь этот сквозной бизнес — процесс стал прозрачным и автоматически контролируется в системе IT-Enterprise».
Внедрение системы IT-Enterprise существенно сократило время обработки заявок подрядчиков на обеспечение объектов строительства материалами и оборудованием, повышена оперативность и достоверность формирования плана закупок и обеспечен оперативный контроль его исполнения, изменены методики контроля цен закупки материалов и оборудования.
«Данный проект задуман не как дань моде, — говорит Георгий Зубко, заместитель директора департамента. — Здесь речь идет, скорее, о целесообразности нововведений. В проекте действительно возникла насущная потребность. Предприятие развивается, соответственно, увеличиваются информационные потоки. Наша задача — не просто отойти от электронных таблиц типа Exel, а внедрить механизм, который сможет обеспечить качественно иной уровень документооборота. Новации «Киевгорстроя» уже подержали наши подрядчики, теперь они подают заявки согласно требованиям системы IT-Enterprise. Благодаря системе мы оптимизировали процедуру согласования договоров, а также контроль за их исполнением. Безусловно, в результате возросла эффективность принятия бизнес-решений».
Денис Марк, директор департамента информационных технологий и связи ПАО ХК «Киевгорстрой»: «Мы провели реструктуризацию процессов управления закупками в Холдинге в кратчайшие сроки за счет применения лучших практик, содержащихся в системе IT-Enterprise. Обеспечена прозрачность выполнения всех процессов; теперь документы вводятся в местах их возникновения; пересмотрены роли и ответственность должностных лиц, каждый выполняет свою работу и отвечает за результат. Результаты не заставили себя ждать. Уже первые электронные сверки в IT-Enterprise с подрядчиками показали расхождения между реальным списанием материалов на объектах строительства и той информацией, которую подрядчики раньше в бумажном варианте передавали в Холдинг».