«КИЕВГОРСТРОЙ» НАЧАЛ ЭКСПЛУАТАЦИЮ СИСТЕМЫ IT-ENTERPRISE ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

С февраля 2013 года в ПАО «ХК «Киевгорстрой» введена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота на базе многофункциональной системы управления предприятием IT-Enterprise.

Использовать в своей деятельности бизнес-решения на базе многофункциональной системы управления предприятием IT-Enterprise  «Киевгорстрой» начал в ноябре 2012 года. Внедрением системы занялись специалисты корпорации «Информационные технологии».  Учитывая отраслевую принадлежность компании и особенности ведения строительного бизнеса, они предложили консолидировать две современные концепции управления делопроизводством и процессного управления организацией: ECM (Enterprise Content Management) — управление корпоративной информацией и BPM (Business Process Management) — управление бизнес-процессами предприятия. На сегодняшний день этот проект завершен.

«Завершение проекта «Управление делопроизводством» — это очень важный шаг в процессе комплексного проекта по реинжинирингу бизнес-процессов Холдинга «Киевгорстрой», — говорит Олег Щербатенко, генеральный директор корпорации «Информационные технологии». — IT-Enterprise – это не только ECM, но и полнофункциональная ERP, MRPII, MES, APS, EAM и SCM  –  система. Функционал IT-Enterprise позволяет не просто вести учёт и обработку документов. В ХК «Киевгорстрой» мы посредством документа, как объекта системы, управляем бизнес-процессами предприятия. Система  минимизирует ошибки пользователей при принятии решений — верное выполнение всех задач обеспечивается автоматически в соответствии с утверждённым регламентом».

В результате реализации проекта «Управление делопроизводством» на базе полнофункциональной системы IT-Enterprise в ХК «Киевгорстрой» были достигнуты следующие цели:

  • ·       Создан электронный регламент обработки документов
  • ·       Повышен уровень исполнительской дисциплины
  • ·       Обеспечено получение необходимой аналитической отчетности

Это позволило, во-первых, создать упорядоченное и надёжное электронное хранилище документов, во-вторых, значительно увеличить скорость поиска необходимой документации, в-третьих, унифицировать и стандартизировать все процедуры обработки документов.
«На сегодняшний день достигнута абсолютная прозрачность документооборота в компании, – отметил Сергей Мельниченко, заступник директора департамента по административным вопросам ПАО «ХК «Киевгорстрой» – Создание корпоративной базы знаний, с организацией логических связей между документами, позволяет в кратчайшие сроки решать типовые вопросы. Также следует подчеркнуть важность создания системы делегирования полномочий в Холдинге, которая предотвращает появление узких мест. При отсутствии должностного лица на рабочем месте документы автоматически попадают на обработку сотруднику, который его замещает».
В Холдинге действует строгая система разграничения прав на документы. Полностью контролируется весь процесс их прохождения: от создания до завершения исполнения. Это позволило повысить продуктивность рабочего процесса и снизить число ошибок, которые возникали при работе с большим количеством документов в системе электронного документооборота. На сегодняшний день формирование аналитических отчётов занимает несколько минут вместо нескольких дней. Руководитель оперативно получает информацию об исполнительской дисциплине по работе с документами внутри компании, департаментов и отдельных исполнителей, устанавливает показатели KPI (ключевые показатели эффективности) для сотрудников, что положительно отражается на эффективности работы.

«Классический бумажный документооборот имеет огромное количество недостатков, которые не вписываются в современную модель управления бизнесом, — говорит  Александр Мороз, вице-президент ПАО «ХК «Киевгорстрой». — Основной эффект от реализации данного проекта заключается в том, что IT-Enterprise позволяет экономить самый главный ресурс нашей компании – время. Рутинные операции максимально упрощаются, повышается скорость и качество обслуживания клиентов, а созданная база знаний позволяет тратить меньше ресурсов на обработку информационных потоков. Все это в итоге обеспечивает прозрачность бизнес-процессов и даёт осязаемый экономический эффект».

Ежедневно в системе IT-Enterprise в Холдинговой компании работает более 70% сотрудников. В течение месяца это позволяет обрабатывает около 2 тысяч документов и более 7 тысяч резолюций. Работа с входящей и исходящей документацией, служебными записками, приказами по основной деятельности полностью автоматизирована.

В ближайшее время  в «Киевгорстрое» намерены развивать проект «Управление делопроизводством» в сторону мобильности и значительного расширения функционала системы. В холдинге будет внедрена электронная цифровая подпись (ЭЦП), что позволит полностью перейти на безбумажный документооборот внутри компании. Руководители компании смогут в любое время визировать документы дистанционно, через мобильные устройства (планшет, интернет). Внедрение Case Management (Управление бизнес-кейсами/задачами/делами) позволит сформировать деловой портфель проекта и возможность работать с ним через интеграцию с модулем «Управление проектами» системы IT-Enterprise. Интеграция с корпоративным порталом на базе Microsoft Office SharePoint Server даст возможность для публикации и работы с документами холдинга, субподрядчиков и поставщиков.