З лютого 2013 року в ПАТ «ХК «Київміськбуд» введена в промислову експлуатацію система електронного документообігу на базі багатофункціональної системи управління підприємством IT-Enterprise.
Використовувати у своїй діяльності бізнес-рішення на базі багатофункціональної системи управління підприємством IT-Enterprise «Київміськбуд» розпочав у листопаді 2012 року. Впровадженням системи зайнялися фахівці корпорації «Інформаційні технології». Враховуючи галузеву приналежність компанії і особливості ведення будівельного бізнесу, вони запропонували консолідувати дві сучасні концепції управління діловодством і процесного управління організацією: ECM (Enterprise Content Management) – управління корпоративною інформацією і BPM (Business Process Management) – управління бізнес-процесами підприємства. На сьогоднішній день цей проект завершений.
«Завершення проекту« Управління діловодством »- це дуже важливий крок у процесі комплексного проекту з реінжинірингу бізнес-процесів Холдингу «Київміськбуд», – говорить Олег Щербатенко, генеральний директор корпорації «Інформаційні технології». – IT-Enterprise – це не тільки ECM, а й повнофункціональна ERP, MRPII, MES, APS, EAM і SCM – система. Функціонал IT-Enterprise дозволяє не просто вести облік і обробку документів. У ХК «Київміськбуд» ми за допомогою документа, як об’єкта системи, управляємо бізнес-процесами підприємства. Система мінімізує помилки користувачів при прийнятті рішень – чітке виконання всіх завдань забезпечується автоматично відповідно до затвердженого регламенту ».
У результаті реалізації проекту «Управління діловодством» на базі повнофункціональної системи IT-Enterprise у ХК «Київміськбуд» були досягнуті наступні цілі:
- Створено електронний регламент обробки документів
- Підвищено рівень виконавської дисципліни
- Забезпечено отримання необхідної аналітичної звітності
Це дозволило, по-перше, створити упорядковане і надійне електронне сховище документів, по-друге, значно збільшити швидкість пошуку необхідної документації, по-третє, уніфікувати і стандартизувати всі процедури обробки документів.
«На сьогоднішній день досягнута абсолютна прозорість документообігу в компанії, – зазначив Сергій Мельниченко, заступник директора департаменту з адміністративних питань ПАТ« ХК «Київміськбуд». – Створення корпоративної бази знань, з організацією логічних зв’язків між документами, дозволяє в найкоротші терміни вирішувати типові питання. Також слід підкреслити важливість створення системи делегування повноважень у Холдингу, яка запобігає появі вузьких місць. За відсутності посадової особи на робочому місці документи автоматично потрапляють на обробку співробітнику, який його заміщає».
У Холдингу діє сувора система розмежування прав на документи. Повністю контролюється весь процес їх проходження: від створення до завершення виконання. Це дозволило підвищити продуктивність робочого процесу і знизити кількість помилок, які виникали при роботі з великою кількістю документів в системі електронного документообігу. На сьогоднішній день формування аналітичних звітів займає кілька хвилин замість кількох днів. Керівник оперативно отримує інформацію про виконавську дисципліну по роботі з документами всередині компанії, департаментів та окремих виконавців, встановлює показники KPI (ключові показники ефективності) для співробітників, що позитивно відбивається на ефективності роботи.
«Класичний паперовий документообіг має величезну кількість недоліків, які не вписуються в сучасну модель управління бізнесом, – говорить Олександр Мороз, віце-президент ПАТ« ХК «Київміськбуд». – Основний ефект від реалізації даного проекту полягає в тому, що IT-Enterprise дозволяє економити найголовніший ресурс нашої компанії – час. Рутинні операції максимально спрощуються, підвищується швидкість та якість обслуговування клієнтів, а створена база знань дозволяє витрачати менше ресурсів на обробку інформаційних потоків. Все це в підсумку забезпечує прозорість бізнес-процесів і дає відчутний економічний ефект».
Щодня в системі IT-Enterprise у Холдингової компанії працює більше 70% співробітників. Протягом місяця це дозволяє обробляє близько 2 тисяч документів і більше 7 тисяч резолюцій. Робота з вхідною та вихідною документацією, службовими записками, наказами з основної діяльності повністю автоматизована.
Найближчим часом в «Київміськбуді» мають намір розвивати проект «Управління діловодством» у бік мобільності і значного розширення функціоналу системи. У холдингу буде впроваджений електронний цифровий підпис (ЕЦП), що дозволить повністю перейти на безпаперовий документообіг всередині компанії. Керівники компанії зможуть у будь-який час візувати документи дистанційно, через мобільні пристрої (планшет, інтернет). Впровадження Case Management (Управління бізнес-кейсами/задачами/справами) дозволить сформувати діловий портфель проекту і можливість працювати з ним через інтеграцію з модулем «Управління проектами» системи IT-Enterprise. Інтеграція з корпоративним порталом на базі Microsoft Office SharePoint Server дасть можливість для публікації і роботи з документами холдингу, субпідрядників і постачальників.
