Корпоративна система IT-Enterprise забезпечує управління всім ланцюжком закупівельної діяльності та забезпечення об’єктів будівництва в Холдингу «Київміськбуд».
Комплексний проект із оптимізації бізнес-процесів та автоматизації діяльності ХК «Київміськбуд» стартував у листопаді 2012 року. В якості основного інструменту вдосконалення діяльності Холдингу, була обрана ERP-система IT-Enterprise, розробником якої є корпорація «Інформаційні технології» – компанія-експерт з 25 річним досвідом роботи в галузі реінжинірингу бізнес-процесів на підприємствах різних галузей промисловості.
У ПАТ «ХК« Київміськбуд »система IT-Enterprise була введена в промислову експлуатацію менш ніж за 3 місяці. Проект управління закупівлями і забезпечення об’єктів будівництва є складовою частиною комплексного проекту, в який також були включені напрями з управління фінансами та бюджетування, управління контрактно-договірній діяльністю, управління електронним документообігом, управління персоналом і розрахунком заробітної плати, бухгалтерського та податкового обліку, формування корпоративних класифікаторів.
«Проект IT-Enterprise дозволив Холдингу «Київміськбуд» отримати суттєвий ефект за рахунок впровадження кращих практик управління, – говорить Олег Щербатенко, генеральний директор корпорації «Інформаційні технології». – Ми також змінили технологію роботи персоналу за рахунок вибудовування наскрізних бізнес-процесів управлінського та бухгалтерського обліку й переходу на електронний документообіг».
Проект IT-Enterprise з управління закупівлями вніс зміни до облікової політики холдингу, а також методики роботи з підрядниками і постачальниками. Дані зміни були проведені за безпосередньої участі керівництва компанії. Неодноразово в «Київміськбуді» проводилися спільні наради з підрядниками і постачальниками, щоб ознайомити їх з новими вимогами та змінами в технології роботи з Холдингом, переходом на електронний документообіг і контроль. Без підтримки керівництва впровадження таких масштабних змін в ключових процесах компанії із забезпечення об’єктів будівництва було б нереально.
Команда проекту і від «Київміськбуду» і від корпорації «Інформаційні технології» працювала в тісній співпраці, що дозволило виконати проект із управління закупівлями і ввести систему IT-Enterprise в промислову експлуатацію за три місяці. За період проекту були розроблені та затверджені моделі нових бізнес-процесів, виконано конфігурацію системи IT-Enterprise для обліку специфіки Холдингу, навчений персонал, підготовлені класифікатори та первинна інформація, забезпечена постійна підтримка на етапі введення в експлуатацію. Для оперативного вирішення організаційних проблем в ході проекту і підтримки високих темпів введення в експлуатацію – засідання Керівного комітету проводилися щотижня.
«Система IT-Enterprise дозволила встановити жорсткий контроль забезпечення об’єктів будівництва, – вважає Едуард Шевчук, Віце-президент ПАТ« ХК «Київміськбуд». – Повністю переглянуто наскрізний процес управління закупівлями в Холдингу від подачі заявок підрядниками до контролю використання конкретних матеріалів і устаткування на будівельних майданчиках. Тепер цей наскрізний бізнес – процес став прозорим і автоматично контролюється в системі IT-Enterprise ».
Впровадження системи IT-Enterprise істотно скоротило час обробки заявок підрядників на забезпечення об’єктів будівництва матеріалами і устаткуванням, підвищило оперативність і достовірність формування плану закупівель та забезпечило оперативний контроль його виконання, змінило методики контролю цін закупівлі матеріалів та обладнання.
«Даний проект задуманий не як данина моді, – говорить Георгій Зубко, заступник директора департаменту. – Тут мова йде, скоріше, про доцільність нововведень. У проекті дійсно виникла нагальна потреба. Підприємство розвивається, відповідно, збільшуються інформаційні потоки. Наше завдання – не просто відійти від електронних таблиць типу Exel, а впровадити механізм, який зможе забезпечити якісно інший рівень документообігу. Новації «Київміськбуду» вже отримали наші підрядники, тепер вони подають заявки відповідно до вимог системи IT-Enterprise. Завдяки системі ми оптимізували процедуру узгодження договорів, а також контроль за їх виконанням. Безумовно, в результаті зросла ефективність прийняття бізнес-рішень».
Денис Марк, директор департаменту інформаційних технологій і зв’язку ПАТ ХК «Київміськбуд»: «Ми провели реструктуризацію процесів управління закупівлями у Холдингу в найкоротші терміни за рахунок застосування кращих практик, що містяться в системі IT-Enterprise. Забезпечена прозорість виконання всіх процесів; тепер документи вводяться в місцях їх виникнення; переглянуті ролі і відповідальність посадових осіб, кожен виконує свою роботу і відповідає за результат. Результати не змусили себе чекати. Вже перші електронні звірки в IT-Enterprise з підрядниками показали розбіжності між реальним списанням матеріалів на об’єктах будівництва та тією інформацією, яку підрядники раніше в паперовому варіанті передавали в Холдинг».